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Managed Print Services managed Ihre Drucksysteme

Unser Managed Print Services Konzept – ist das Druckkonzept der Zukunft

Wussten Sie, dass die reinen Hardware-Kosten nur ca. 5 - 20 Prozent der Gesamtkosten eines Drucksystems ausmachen? Dass sich der große Rest „unsichtbar“ verteilt auf Administration, Lagerhaltungskosten für Verbrauchsmaterialien, Kosten für Reinigung, Wartung und Service der Hardware, Personalkosten für Bestellung und Verwaltung, Wartezeiten durch Druckerausfälle usw.?

Eine Managed Print Services (MPS) -Lösung macht diese versteckten Kosten transparent, weil nicht nur die Geräte selbst, sondern auch alle mit ihnen verbundenen Prozesse innerhalb des Dokumentenflusses eines Unternehmens erfasst und optimiert werden. Einsparungen von bis zu 30 Prozent sind dadurch realisierbar.

Was ist MPS?

Grundsätzlich ist MPS ein flexibles Druckkonzept für Unternehmen, das weit über klassische Druck- und Kopierlösungen hinausgeht. Unter Miteinbeziehung einer Softwarelösung wie FSM bzw. FollowMe & Accounting oder HP SDS können Drucker und Kopierer z. B. selbstständig Verbrauchsmaterial bestellen, Wartungstermine machen oder Fehler melden, bevor der ganze Drucker still steht. Das heißt, wir als Ihr MPS-Dienstleister wissen schon sehr zeitnah, wenn an Ihren Geräten Probleme auftreten.

Idealerweise besteht MPS aus 3 Modulen:

  • Fleet- & Servicemanagement (FSM) bzw. HP SDS

Informationen und aktueller Status von Tonerlevel und verbleibender Füllmengen werden gebündelt. Die automatisierte Bestellung garantiert stetige Verfügbarkeit von Verbrauchsmaterialien. Sie erhalten laufend Informationen zu Druckvolumen und dementsprechender Druckverteilung.

  • Accounting

Neben Drucker-Zählerständen werden Druckkosten der Projekt oder Kostenstelle ermittelt. Zudem können zusätzliche Informationen bei Color/SW, Simplex/ Duplex oder Schachtwechsel innerhalb eines Druckjobs und Kostenauswertung gewonnen werden.

  • Security (FollowMe) und Global Print Driver (GPD)

Mehr Sicherheit: Druckaufträge können an einen beliebigen Drucker im Netzwerk versendet werden; der Anwender kann sich dann am Gerät mittels Chipkarte oder PIN identifizieren und seine Ausdrucke überall erstellen. Vertrauliche oder personenbezogene Daten werden sicher ausgedruckt.

Ihr IT-Helpdesk ertrinkt in Anfragen zu Drucker, Plotter und Kopierer?

Schätzungsweise 40 bis 50 % aller Anfragen beim IT-Support beziehen sich auf Drucksysteme. Dass bedeutet, dass Ihre IT-Abteilung viel Zeit mit Fragen, zu diesen Themen aufbringen muss.

Tatsächlich verursachen diese Drucker- und Kopiereranfragen sogar doppelte Kosten, weil diese sowohl die Zeit der Anwender als auch die Zeit des IT-Helpdesk vergeuden. Das Outsourcing Ihrer Drucker, Kopierer und Plotter in ein Managed Print Services hilft das Problem an der Wurzel zu bekämpfen. Wenn Sie sich zum Beispiel mittels Managed Print Services von ineffizienten und meist im Betrieb, teuren Drucksystemen trennen, verringert sich somit auch die Anzahl der aufwendigen Helpdesk–Anfragen.

Folgende Leistungen seitens der HSA beinhaltet Managed Print Services

  • Bereitstellung der Drucker, Kopierer und Multifunktionsgeräte
  • Sicherstellung der Ersatzteil- und Informationsversorgung durch den jeweiligen Hersteller
  • Verbrauchsmaterial (Toner, Tinte, Trommel udgl.) bevorraten
  • Störungsmeldungen per Telefon und Online entgegennehmen
  • Instandsetzung vor Ort beim Anwender, inklusive der benötigten Ersatzteile unter Einhaltung der vereinbarten Reaktionszeit
  • Oberflächenbehandlung (Reinigung von Drucker und Kopierer) im Zuge eines Serviceeinsatzes
  • Versendung der Verbrauchsmaterialien an den jeweiligen Standort nach Meldung des Drucker innerhalb von 1-2 Werktagen
  • Zeitliche Überwachung der fristgerechten Störungsbehebung
  • Funktionstest auf Hardware-Ebene nach der Störungsbeseitigung
  • Sämtliche Einsätze vor Ort werden schriftlich dokumentiert und vom Verantwortlichen unterzeichnet
  • Unterstützung bei der Abwicklung von Versicherungsschäden
  • Information über bekannte Probleme und Mitteilung hinsichtlich notwendiger Präventivmaßnahmen

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MPS für alle!

Nicht nur für große Konzerne ist MPS deshalb eine sichere und kostensparende Lösung. Bei den kleinen bis Kleinstbetrieben (KMU) ist oft keine IT-Abteilung vorhanden oder mit dem Management der Druckerflotte überlastet. Gerade für diese kleinen und mittleren Systemlandschaften ist es schwierig, die richtige Drucklösung zu finden. Mit dem Managed Print Services von HSA erhalten Sie eine softwaregestützte Lösung, die maximale Performance bei einfachster Handhabung bietet. Es ist voll skalierbar und vereint alle Druck- und Dokumentenmanagement-Services, und zwar speziell zugeschnitten auf die Größe und die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens. Mit dem Fleet & Service Management (FSM) werden lange Ausfallzeiten zudem gegen Null reduziert. So erhalten Sie eine preisgünstige Lösung mit einem Leistungsumfang, wie sie sonst vergleichbar nur bei größeren Druckerinstallationen/-Implementierungen verfügbar ist.


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Mehr als nur Drucken!

Mittels einem umfassenden Managed Print Services - Konzept können Unternehmen Ausfallzeiten der Drucker und Multifunktionsdrucker (MFP) reduzieren und Verbrauchskosten im Vorfeld kalkulieren, um diese in spätere Folge zu optimieren. Zukünftig könnten ausgelagerten Prozesse im Druck- und Scan-Bereich noch mehr leisten. MPS und Document Management Services (DMS) könnte man untrennbar verbinden.

Obwohl der Austausch von elektronischen Dokumenten seit langer Zeit gelebt und immer intensiver genutzt wird, haben auf Papier ausgedruckte Schriftstücke weiterhin Ihre Berechtigung und werden stetig mittel Drucksystemen produziert. Managed Print Services (MPS) zielen darauf ab, diese Drucksysteme im Sinne von Nutzen und Kosten zu optimieren und das Management der Drucksysteme im Unternehmen sowie das Servicemanagement und die Versorgung mit Verbrauchsmaterialien an einen erfahrenen Dienstleister auszulagern. Im Idealfall ermöglicht dies eine hohe Verfügbarkeit der Geräte sowie eine Reduzierung der Gesamtkosten.

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Ein MPS-Anbieter verantwortet im Falle von Managed Print Services das gesamte Output-Management des Unternehmens und ist laufend bestrebt den Bedürfnissen der Anwender gerecht zu werden. Dieses beginnt bereits bei der Entstehung eines Dokuments und kann sich über die Weiterverarbeitung bis hin zur Speicherung, Archivierung sowie Ausgabe weiterentwickeln. Der MPS-Anbieter ist also für die Konzeption von geeigneten Lösungen sowie die Planung, Wartung und eventuelle – den technologischen Möglichkeiten entsprechenden - Erneuerung der Druckinfrastruktur zuständig. Daneben kümmert sich der Dienstleister je nach Service-Vereinbarung um die fristgerechte Belieferung mit Verbrauchsmaterialien damit die Nutzung der Geräte immer gewährleistet ist. Durch den Einsatz eines FSM-Tools (Fleet und Service Management) hat der Dienstleister alle angeschlossenen Maschinen und deren aktuelle Füllstände im Blick. So werden Ausfallzeiten vermieden und Kosten für die Vorlauffinanzierung oder mögliche Kapitalbindungen für Materiallager eliminiert.


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