Ablaufanalyse & Prozessoptimierung
EINLEITUNG
Gerade in der Projektarbeit scheitern Prozessabläufe fast nie an fehlender Kompetenz, sondern daran, dass die komplexen Zusammenhänge sowohl innerhalb des Projektes als auch zwischen dem Projekt und seiner Umwelt nicht klar dargestellt werden.
Unter Prozessoptimierung versteht man den systematischen Ansatz zur Verbesserung von Geschäftsprozessen in einem Unternehmen oder einer Organisation. Dabei werden bestehende Prozesse analysiert, bewertet und überarbeitet, um Effizienz, Produktivität, Qualität oder andere relevante Leistungskennzahlen zu verbessern.
Die Prozessoptimierung zielt darauf ab, Engpässe zu identifizieren, unnötige Schritte zu eliminieren, Ressourcen effizienter zu nutzen und die Abläufe insgesamt zu vereinfachen. Durch die Optimierung können Unternehmen Kosten senken, die Laufzeiten verkürzen, die Kundenzufriedenheit steigern und die Wettbewerbsfähigkeit verbessern.
Sie erhöhen damit Ihre Planungssicherheit bezüglich Auftragsspitzen und können gleichzeitig die Personalentwicklung für die weitere Optimierung Ihrer Abläufe vorantreiben.
KOMMUNIKATION
Wir behandeln Menschen möglichst so, wie wir selbst gerne behandelt werden. Für Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter und Partner gilt: Nur in einem offenen Dialog ist eine entspannte Atmosphäre möglich. Diese lässt Spielräume zur Veränderung offen. Und genau diese Spielräume sind wichtig für sowohl Inspiration als auch Motivation, um sich in das große Ganze einzubringen. Das wiederum bringt Ergebnisse, die sich in der Kreativität und Qualität unserer Arbeit widerspiegeln.
PROJEKTABLAUF
Erst klar definierte, messbare Abläufe, ein durchgeplanter Projektablauf, realistische Zeitpläne und transparente Prozesse stellen sicher, dass eine Prozessoptimierung erfolgreich beginnen und abgeschlossen werden kann. Ob punktuell, während der gesamten Projektlaufzeit oder auch projektübergreifend: Unsere Projektmanager unterstützen Sie bei der erfolgreichen Durchführung Ihrer Ablaufoptimierung und bieten vom klassischen Projektmanagement bis hin zum detaillierten Expertenwissen eine zielführende und verantwortliche Begleitung.
WEB-APP & Resource-Mensch
Wir entwickeln in Zusammenarbeit mit Ihrem Team und in Abstimmung Ihrer Bedürfnisse und Anforderungen eine Webanwendung in Kombination mit einer s.g. Web App. Die Webapplikation welche auf einem Server gespeichert wird kann mittels App von Dritten (Client) unter Einbindung von Rechten vollumfassend genutzt werden.
Der Informationsaustausch zwischen dem Server und dem Client, der darauf zugreift, basiert auf einer bestehenden Internet-Verbindung. In diesem Zusammenhang kann unsere Webapplikation als ”Webseite” mit deutlich höherem interaktivem Potenzial und weitreichenden Möglichkeiten - zum optimierten Ablauf sämtlicher Prozesse - in Ihrem Unternehmen verstanden werden.
In diesem Zusammenhang möchten wir noch zum Schluss erklären welche Schritte für uns bei einer Prozessoptimierung wichtig sind.
1. Ein Prozess ist für uns eine Abfolge geordneter Aktivitäten, welche durch mehrere Initiatoren – zur richtigen Zeit - ausgelöst werden, um am Ende zu einem gewünschten Ergebnis zu führen. In dieser Prozessabfolge ist immer darauf zu achten, dass jeder Auftrag/Prozess abteilungsübergreifend stattfinden muss. Denn die hierbei entstandenen Schnittstellen führen zu einer Unterteilung des Gesamtprozesses und können nachhaltig zur Verzögerung in der Fertigstellung führen.
2. Die Grundlage für eine erfolgreiche Prozessoptimierung ist eine durchdachte und systemgestützte Ablauforganisation. Durch den Einsatz intelligenter Webapplikationen in Verbindung mit den jeweiligen Prozessadministratoren haben sich neue Möglichkeiten ergeben. So können Unternehmensprozesse vollständig automatisiert werden. Weiters können Optimierungspotenzial und Schnittstellenprobleme durch Datenanalysen aufgedeckt werden.
HSA ist Ihr Konsultant wenn es um Druck- & Prozessoptimierung geht
- Anfragen per Mail an office∂hsa-austria.com
- Tel: +43 1 28889
- Fax: +43 1 28889 323
- Wenn Sie Fragen haben, können Sie jederzeit unser Kontaktformular nutzen
Druck Management:
Der Bereich des Druck-Managements ermöglicht den Aufbau einer zentral gesteuerten Druck- Infrastruktur. Hierbei werden unterschiedliche Ansätze unterstützt, um auf verschiedene Anforderungen der gegebenen Infrastruktur zu reagieren und eine flexible Skalierbarkeit der Lösung zu gewährleisten.
Mobiles Drucken & Mobile Release
Das Kofax Printmanagement System ermöglicht das Einbinden von iOS und Android fähigen Smart Devices über die APP Kofax Business Connect „KBC“, welche auch diverse auf dem Markt etablierte MDM Systeme unterstützt (MobileIron, Intune, Blackberry MDM (ehem. GOOD) und AirWatch), um die APP von zentraler Stelle auf die Unternehmensgeräte zu verteilen.
Accounting & Reporting
Das System kann außerdem vorgangsspezifische Informationen erfassen und zentral in der Datenbank (CAS) für eine spätere Auswertung speichern, z.B. zur Zuordnung der Kosten. Auch für den Fall eines Sicherheitsverstoßes kann auf diese Informationen zurückgegriffen werden. Speziell für diesen Fall ist es essenziell, so viele Informationen wie möglich zu einem (Druck-) Vorgang zu haben, um die Erfolgschance der Aufklärung positiv zu beeinflussen. Kosten können auf unterschiedliche Attribute erfasst werden
Output Management
Im Bereich Output Management ermöglicht die ControlSuite eine effiziente Verwaltung des Informationsflusses, indem Daten aus verschiedenen Plattformen und Anwendungen konsolidiert werden. Dieser Bereich bietet vielseitige Funktionen.
Erfassungsmanagement
Die Möglichkeiten der Erfassung in der ControlSuite reichen von Papier- bis zu elektronischen Dokumenten und Informationen von allen Geräten, die Mitarbeiter im Büroalltag benutzen um zu Arbeiten und zu Kommunizieren. Dies ermöglicht jedem Mitarbeiter größtmögliche Flexibilität und garantiert ein Höchstmaß an Effizienz in der Erfassung von Informationen. Zwischen dem Erfassungs-Client und der Übergabe an eine weiterführende Geschäftsapplikation, z.B ERP, DMS oder Cloud, kann ein Ablauf (Workflow) designed werden, der es ermöglicht, Informationen dokumenten- oder benutzerspezifisch zu verarbeiten. Die Lösung arbeitet nach dem EVA-Prinzip: Erfassen, Verarbeiten und Ausgabe.
Formularerkennung
Das Abtippen von papierhaften Informationen ist für viele Sachbearbeiter eine lästige und fehlerträchtige Tätigkeit. Rechnungen, Lieferscheine, Checklisten und andere Formulare sind zu digitalisieren und die benötigten Werte der entsprechenden IT-Lösung richtig zu übergeben. Mit der optionalen Formularerkennung können Werte auf Formularen erkannt, geprüft und über die Control Suite der entsprechenden Anwendung zugeordnet werden. Sogar wechselndes Design der Belege und somit die fast willkürliche Position der Werte auf dem Beleg hindern unsere Formularerkennung nicht daran, z.B. das Rechnungsdatum oder den Endbetrag auf einer Lieferantenrechnung eindeutig zu identifizieren.
Ausgabe (Routen)
Im letzten Prozessschritt werden die bereitgestellten Dokumente, Formate und Informationen an ein oder mehrere Folgesysteme gleichzeitig übergeben. Hierzu stellt ControlSuite eine Vielzahl von Konnektoren zu marktführenden Lösungen in den Bereichen ECM, DMS, BPM, ERP, CRM sowie einer offenen Schnittstelle bereit.
Standardmäßig können Dokumente und Metadaten an gängige Ziele wie E-Mail-Empfänger, Netzwerkordner, WebDav, FTP, Webserver oder einem Drucker gesendet werden. Darüber hinaus gibt es eine Menge Konnektoren, über die sich das System an unterschiedlichste Business Systeme anbinden lässt.
